Thiago Zavaschi R2 www.zavaschi.com

22Mar/100

PowerPivot for SharePoint – Data Refresh

Olá pessoal,

O post de hoje continuará na linha do PowerPivot for SharePoint.

Qual o maior pesadelo sobre gestão quando pensamos em análise (em geral) feita em planilhas do Excel?

Na realidade são dois: Descentralização e desatualização.

Problema 1: Descentralização

O problema da descentralização pode ser resolvido através da utilização de um mecanismo centralizador de documentos, como o SharePoint (sem entrar nos méritos do PowerPivot, estou me referindo ao compartilhamento de documentos padrão do SharePoint).

O PowerPivot for SharePoint funciona como um centralizador destes documentos e associado ao Excel Services (serviço do SharePoint) permite a visualização dos aplicativos PowerPivot.

Vale a pena lembrar: O PowerPivot só é possível porque arquivos do excel são na verdade aplicações e não apenas planilhas. Este é um conceito muito importante.

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Problema 2: Desatualização

Outro problema das planilhas Excel: descentralização. Durante muito tempo (ainda hoje) era comum encontrar planilhas que continham pesadas regras de negócios e dados. Estes dados que alimentam as tomadas de decisão precisam ser atualizados. E sem um processo facilitador (automático) os dados ficavam facilmente desatualizados.

No PowerPivot for SharePoint temos a atualização automática dos dados, no qual um serviço do SharePoint 2010 é responsável pela atualização. A frequência de atualização mais rápida que conseguimos é a diária. Chamamos este recurso pelo nome (meio óbvio) de Data Refresh.

Mas algo é importante ressaltar: Você pode configurar a atualizaçào automática (só ocorrerá se você configurar), mas não são todas as planilhas que são desejáveis que se atualizem automaticamente. Isso dependera muito da regra de negócio envolvida com a aplicação PowerPivot.

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Solução: PowerPivot for SharePoint

logo-sharepoint-2010

Conforme comentei na descrição dos problemas, o SharePoint 2010 e a integração o PowerPivot garante a solução destes problemas citados.

A configuração para a atualização de dados é fácil e rápida.

Observação importante: O servidor onde a aplicação PowerPivot está armazenada DEVE poder acessar a fonte de dados. É de certa forma óbvio, mas devemos sempre estar atentos.

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Clicando no botão Manage Data Refresh (conforme mostrado na imagem acima) pela primeira vez, o usuário é levado para a tela de configuração, caso contrário entra na tela de histórico com os dados relacionados. Na tela de histórico é disponibilizado um link para configuração da atualização, próximo ao item Next Scheduled Refresh: Configure Schedule.

Outro ponto importante é que você pode selecionar qual fonte de dados você deseja que seja atualizada! Ou seja, nem todas as fontes precisam ser atualizadas. Isto pode ser particularmente importante para atender as demandas de negócio dos usuários.

A seguir temos as telas de histórico e de configuração, respectivamente:

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É isto pessoal. A ideia deste post era apenas para demonstrar as soluções que temos associadas a esta tecnologia para resolvermos problemas comuns encontrados.

Abraços a todos!
Thiago Zavaschi

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